Querida, cómo delegar tareas de forma eficaz si eres una emprendedora es un TE-MA-ZO. 

Es posible que ya lleves algo de tiempo con tu negocio, y empieces a notar que hay tareas que odias hacer y que te agotan. Otra opción podría ser que notes que no eres buena realizando esas funciones, y no pasa nada, no tenemos que ser expertas en todo. Otra posibilidad es que tengas la agenda llena y no puedas aceptar más clientas porque no tienes equipo que te apoye y te ayude.

Sea cual sea tu situación, he acompañado a emprendedoras a delegar de forma eficaz, y es lo que quiero para ti. No te pierdas una palabra de esta entrada de blog, porque te cuento a corazón abierto lo bueno y lo menos bueno de formar equipo.

Delegar tareas es clave para cualquier emprendedora que quiera conseguir un negocio rentable y feliz. Pero esto no va a ser inmediato ni rápido, es un proceso lleno de responsabilidades que me gustaría que conozcas antes de empezar. ¡Vamos allá!

3 ventajas de delegar tareas de forma eficaz

Tal y como te comenté más arriba, delegar tareas de forma eficaz lleva su tiempo. Una vez que superas ese “periodo de prueba”, y todo vaya rodado, te preguntarás por qué no lo hiciste antes.

Pero, al principio, es posible que pienses en tirar la toalla varias veces. Te aconsejo que no lo hagas y seas constante, porque llegará el día que disfrutes de estas ventajas:

Más eficiencia, y también contarás con otros puntos de vista

Querida, el “Yo me lo guiso, yo me lo como” no aplica a tu negocio si quieres que sea rentable y feliz. No sabemos de todo, y no pasa nada. Al delegar, distribuirás las tareas de acuerdo a las habilidades y conocimientos específicos del equipo, y eso hará que se hagan de forma más eficiente.  

Ahorrarás tiempo y energía

Tanto si tienes la agenda llena y quieres aceptar más clientes, como si te gustaría quitarte tareas que no te gustan de encima, al principio trabajarás más. Quiero que tengas esto claro porque me gustaría evitarte una decepción. Sin embargo, más adelante, tendrás más tiempo libre y las cosas se harán sin que tengas que estar encima. ¿No es maravilloso? La satisfacción de reducir tu estrés y carga de trabajo mientras ganas más no tiene precio.

Obtienes mejores resultados

Si empezaste como yo, siendo la que hacía absolutamente todo, ya sabrás que, cuando viene un pico de trabajo, tendemos a descuidar las redes sociales o la newsletter. La constancia es clave para cumplir los objetivos. Muchos resultados que estoy cumpliendo con mi comunicación no los hubiera obtenido si no tuviera equipo.

Además, en momentos en los que no estés al 100 % por el motivo que sea, el negocio seguirá funcionando sin ti. 

No tengas miedo de delegar, porque te aseguro que es un absoluto placer ver cómo las tareas se van haciendo, la facturación aumenta, y todo ello no ha dependido de mi presencia al 100%, sino del equipo. 

¿Cómo delegar en 5 pasos?

Como sé que delegar tareas de forma eficaz no es tarea fácil, por aquí te dejo los 5 pasos que deberías conocer para hacerlo lo mejor posible:

Decide qué tareas deseas delegar

Haz una lista de todas las tareas que haces para tu negocio e identifica las que se te hacen cuesta arriba o que no se te dan bien, pero que son importantes para tu negocio. Pueden ser funciones administrativas, de marketing, de servicio al cliente… Son tareas que no tiene sentido que sigas haciendo, porque deberías estar centrada en mejorar tu propio servicio.

Elige si quieres crear equipo o colaborar con profesionales externos

Busca a esas personas que te van a ayudar con tu negocio. Aquí deberás decidir si contratas a alguien como empleado o colaboras con otras emprendedoras a través de pago por servicios, horas, etc. Ten en cuenta que no puedes esperar dedicación y disponibilidad completa de las personas que tienen un negocio como tú. Si buscas eso, entonces deberías contratar empleados, siempre teniendo en cuenta los recursos de los que dispones. El liderazgo en ambos casos es completamente distinto.

Dejar claro qué esperas y cómo

Explícale a las personas qué esperas de su trabajo y cómo quieres que se haga. Si tienes tus procesos documentados, identidad verbal, identidad visual… Estas herramientas ayudan mucho. Asegúrate de que esa persona tenga toda la información que necesita, y los procesos claros. Te recomiendo que organices el trabajo de cada una con herramientas como Asana.

Establece plazos

Amiga, sea lo que sea que estés delegando, pon plazos. Esto no es solo para el equipo o los colaboradores, también aplica para ti como jefa. De esa forma, te organizas tu tiempo para supervisar las tareas que se están haciendo y puedes tener la certeza de que se harán en plazo.

Comunica desde la enseñanza y la mejora continua

Si algo no te gusta o no ha quedado como esperabas, no pasa nada, es normal. No eres tú, es otra persona intentando hacer las cosas como tú, que es diferente. Pero en este punto es muy importante que lo comuniques y digas que no te ha gustado y cómo quieres que se haga. Ir enseñando a la persona de forma continua, para que, al final, entienda y haga las cosas como ti te gustaría. Pero querida, ten claro que nunca jamás van a ser tú. Así que guarda el látigo, baja el perfeccionismo y verás que no es tan dramático, que merece la pena y mucho. 

Recuerda que cada hora que delegues es tiempo para tu negocio, no deberías desperdiciarlo en modificar cada punto de las tareas que has delegado. No solo hay una forma de hacer las cosas, así que, aunque las personas del equipo las hagan de forma un poco diferente a ti, usa ese tiempo para hacer crecer tu negocio y pensar nuevas formas de conseguir que sea rentable.

¿Cómo delegar tareas y hacer seguimiento a tu equipo?

Te recomiendo que distribuyas las tareas a través de una herramienta. Lo ideal sería que ahí registres todo lo que el equipo necesita saber para que la información esté al alcance de todo el mundo fácilmente.

Mi herramienta favorita del mundo mundial para gestionar equipos y organizar tareas es Asana. Ahí vacío todas mis ideas, asigno tareas, pongo fechas límite de entrega, comento si tengo alguna duda desde un mismo hilo para no perder la información…

Te animo a que te pongas manos a la obra y registres todas las tareas y quién es la persona responsable. Y, lo más importante: ponles fecha de entrega.

Organiza las tareas con tiempo, en un mes o varias semanas, para que se cumplan y, lo principal: sé realista con los tiempos. Trata de no agobiarte ni tú ni el equipo.

¿Qué es lo más difícil de delegar tareas de forma eficaz?

Lo más difícil de delegar depende de ti. Lo que es a mí me cuesta más, puede ser que a ti se te dé genial, y viceversa.

Algunas fases por las que pasé yo fueron:

• Creer que nadie podía hacer las cosas tan bien como yo.
• Miedo a perder el control.
• Pensar: “Acabo antes haciéndolo que explicándolo”.
• Convencerme de que “No tengo tiempo para enseñar a nadie”.

Todo esto son excusas para retrasar al máximo ese momento. Cuando estés sobrepasada no vas a poder delegar correctamente, así que hazlo en cuanto identifiques que lo necesitas.

Me gustaría que prestes atención a: “No coger más de lo que podemos asumir.”

Al principio, delegar tareas es un proceso que va a consumir parte de tu tiempo. Por eso, no te cargues de actividades y cuida mucho tu tiempo.

Delegar tareas es difícil, y tal vez las primeras veces no aciertes y tengas que aceptar que las cosas no están funcionando como a ti te gustaría. La gestión del equipo también se trata de esto: de ver qué está mal para ponerle remedio. Por eso es tan importante que transmitas los resultados que quieres a tu equipo.

Y sí, querida, delegar es un dolor, pero necesario para avanzar. Al final, como casi todo en el mundo emprenduril, merecerá, y mucho, la pena. ¿Me cuentas alguno de tus consejos para delegar tareas de forma eficaz?